Para crear un archivo de base de datos, ir a , o bien desde cualquiera de las aplicaciones de OpenOffice.org siguiendo los siguientes pasos: . En cualquier caso se abrirá el asistente para base de datos el cual permitirá crear un archivo para base de datos.
Una vez creada la base de datos o conectados a ella, ya puede pasarse a trabajar con ella: crear tablas, vistas y formularios, realizar consultas, etc.
Ya creada la base de datos, crear una tabla. Para ello, seleccionar en el panel izquierdo la sección y pulsar en Crear tabla en vista Diseño.
Se mostrará un cuadro de diálogo para definir las características de la tabla. Para definir los campos que contendrá la tabla se muestran tres columnas: Nombre del campo, Tipo del campo y Descripción.
Para definir un campo, no hay más que rellenar la fila correspondiente, indicando el nombre del campo, el tipo de datos que contendrá ese campo, si lo que contiene es un texto, un número, una fecha, etc, (seleccionable de una lista desplegable) y por último una descripción (es opcional el rellenarlo) de la información que contendrá el campo.
Además de estos valores, en la zona inferior, se muestran más Propiedades del campo, que variarán según el tipo de dato que sea. Por ejemplo, para el tipo texto, se puede indicar la longitud máxima (Longitud) y un valor por defecto (Valor Predeterminado).
Además, según el tipo de dato, se puede indicar un formato de visualización determinado. Por ejemplo, si es una fecha, se puede mostrar el mes como un número (del 1 al 12) o con texto (enero, febrero...). Se puede seleccionar un formato de la lista, o introducir directamente un código de formato.
Para ello rellenar un campo a modo de prueba, seleccionar que el Tipo de Campo sea Fecha/hora y hacer clic en el botón , aparecerá una ventana como la siguietne:
En una tabla se pueden ir introduciendo campos, uno en cada fila, de distintos tipos y formatos. También se pueden definir índices sobre la tabla para agilizar las consultas y establecer claves primarias.
Una vez se tenga definido al menos un campo, se puede guardar la tabla, asignándole un nombre. Para ello seleccionar la opción de menú . Se pedirá un nombre de tabla. Asignar nombre y aceptar. Si no se ha definido ninguna clave primaria (Campo que identifique inequívocamente cada fila) se pedirá que se cree una.
Desde la ventana principal, en la sección Tablas, además de añadir nuevas tablas, también se puede editar las existentes (Opción de menú Editar -> Editar) y Eliminar una tabla (Opción de menú Editar -> Borrar).
Estando en la ventana principal, hacer doble clic en la tabla de la que se desea introducir datos o seleccionar la opción de menú . Aparece una nueva ventana, a modo de rejilla que permite introducir los datos.
Los títulos de la columna son los nombres de los campos. Cada fila es un nuevo registro. Haciendo clic sobre las celdas se puede introducir datos directamente.
En la zona inferior de la rejilla, hay disponible una barra de herramientas para desplazarse por los registros. También hay una caja de texto que indica el número de fila/registro actual. En dicha caja puede introducirse un número de registro para ir directamente a él.
Para eliminar una fila, hacer clic derecho sobre el recuadro gris a la izquierda de la fila y seleccionar la opción Eliminar filas.
En la zona superior de la ventana, se muestra una barra de herramientas con funciones de consulta de datos (Filtros), ordenación y búsqueda.
También se pueden definir consultas, tanto de manera visual como directamente en SQL. Para ello, desde el panel de la izquierda, estando en el grupo Consultas se muestran diversas opciones. Entre ellas crear una nueva consulta de manera visual, con la vista de diseño o crear una consulta introduciendo directamente el código SQL.
Los formularios tienen como finalidad el poder introducir o modificar fácilmente el contenido de la base de datos. Podemos crearlos mediante un asistente o bien manualmente desde la Vista Diseño. Se pueden crear a partir de las tablas o de las consultas.
La opción de Informes facilita la creación de informes sobre las tablas o las consultas de bases de datos. Permite de una forma sencilla y mediante un asistente crear informes en Writer.
Una vez se han seleccionado los campos a visualizar y el diseño, se genera fácilmente el informe.
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